Manajemen dan Lingkungan Eksternal

A. Pengantar
Dalam pembahasan manajemen tidak lepas pada masalah lingkungan yang dihadapi oleh seorang manajer. Perbedaan dan kondisi lingkungan akan berpengaruh terhadap konsep dan teknik serta keputusan yang akan diambil. Sebagai seorang manajer tidak harus hanya memperhatikan lingkungan usahanya atau intern saja, tapi juga harus bisa mengantisipasi lingkungan di luar perusahaan atau ekstern. Untuk mencapai tujuan organisasi tidak lepas dari lingkungan ekstern yang terjadi, apalagi bagi organisasi atau perusahaan yang menghasilkan barang-barang yang dibutuhkan oleh konsumen. Oleh karena itu manajer harus memperhatikan dan mempertimbangkan unsur-unsur serta kekuatan-kekuatan lingkungan ekstern dalam setiap kegiatan manajemen. Bagaimana reaksi seorang manajer bila ada perubahan lingkungan ekstern?

B. Faktor Lingkungan Eksternal
Lingkungan ekstern atau eksternal terdiri atas unsur-unsur yang berada di luar organisasi, dimana unsur-unsur ini tidak dapat dikendalikan dan diketahui terlebih dahulu oleh manajer, disamping itu juga akan mempengaruhi manajer di dalam pengambilan keputusan yang akan dibuat. Unsur-unsur lingkungan eksternal organisasi contohnya yaitu perubahan perekonomian, peraturan pemerintah, perilaku konsumen atau masyarakat, perkembangan teknologi, politik dan lain sebagainya.
Lingkungan eksternal dibagi menjadi dua yaitu lingkungan mikro dan lingkungan makro. 1. Lingkungan eksternal mikro yaitu lingkungan yang mempunyai pengaruh langsung terhadap kegiatan manajemen. Lingkungan eksternal makro yaitu lingkungan yang mempunyai pengaruh tidak langsung.

C. Organisasi Dan Lingkungan
Setiap manajer dipengaruhi oleh faktor-faktor lingkungan eksternal dalam pengambilan keputusan. Keputusan yang diambil tergantung pada bentuk dan tujuan yang akan dicapai oleh organisasi, disamping itu keputusan juga dipengaruhi oleh dimana seorang manajer duduk dalam posisinya.
Manajer dan organisasi memberikan tanggapan terhadap lingkungan eksternal, baik melalui pengaruh lingkungan yang bersifat mikro, prediksi maupun lingkungan yang bersifat makro, disamping itu juga bisa melalui perencanaan, perancangan organisasi dan lingkungan itu sendiri.

D. Tanggung Jawab Soal Manajer
Perubahan konsep manajerial dipengaruhi oleh faktor intern dan ekstern. Seorang manajer mempunyai tanggung jawab social atas keputusan-keputusan yang diambil, mengapa dikatakan demikian karena mempengaruhi dalam pencapaian tujuan organisasi baik dalam jangka panjang maupun dalam jangka panjang, disamping itu juga menyangkut hajat hidup orang banyak yang kesemuanya menggantungkan dirinya kepada organisasi tersebut (ini kalau dilihat dari segi dimana seseorang bekerja). Atas dasar ini maka seorang manajer dituntut untuk dapat mengimplementasikan etika berusaha (the ethics of manager). Ada lima faktor yang mempengaruhi keputusan manajer dalam etika berusaha ini, yaitu hukum; peraturan-peraturan pemerintah termasuk di dalamnya undang-undang yang dikeluarkan oleh pemerintah; kode etik industri dan perusahaan tekanan-tekanan sosial; tegangan antar standar perorangan dan kebutuhan organisasi

Manajemen dan Manajer

A . Tingkatan Manajemen
Tingkatan manajemen dalam organisasi akan membagi tingkatan manajer menjadi 3 tingkatan :
1. Manajer lini garis-pertama (first line) adalah tingkatan manajemen paling rendah dalam suatu
organisasi yang memimpin dan mengawasi tenaga-tenaga operasional. Dan mereka tidak
membawahi manajer yang lain.
2. Manajer menengah (Middle Manager) adalah manajemen menengah dapat meliputi beberapa
tingkatan dalam suatu organisasi. Para manajer menengah membawahi dan mengarahkan
kegiatan-kegiatan para manajer lainnya kadang-kadang juga karyawan operasional.
3. Manajer Puncak (Top Manager) terdiri dari kelompok yang relative kecil, manager puncak bertanggung jawab atas manajemen keseluruhan dari organisasi

B . Fungsi-fungsi Manajemen
Planning
Berbagai batasan tentang planning dari yang sangat sederhana sampai dengan yang sangat rumit.
Misalnya yang sederhana saja merumuskan bahwa perencanaan adalah penentuan serangkaian tindakan
untuk mencapai suatu hasil yang diinginkan. Pembatasan yang terakhir merumuskan perencaan
merupakan penetapan jawaban kepada enam pertanyaan berikut :
1. Tindakan apa yang harus dikerjakan ?
2. Apakah sebabnya tindakan itu harus dikerjakan ?
3. Di manakah tindakan itu harus dikerjakan ?
4. kapankah tindakan itu harus dikerjakan ?
5. Siapakah yang akan mengerjakan tindakan itu ?
6. Bagaimanakah caranya melaksanakan tindakan itu ?
MenurutS ton er Planning adalah proses menetapkan sasaran dan tindakan yang perlu untuk mencapai
sasaran tadi.
Organizing
Organizing (organisasi) adalah dua orang atau lebih yang bekerja sama dalam cara yang terstruktur
untuk mencapai sasaran spesifik atau sejumlah sasaran.
Leading
Pekerjaan leading meliputi lima kegiatan yaitu :
•
Mengambil keputusan
•
Mengadakan komunikasi agar ada saling pengertian antara manajer dan bawahan.
•
Memeberi semangat, inspirasi, dan dorongan kepada bawahan supaya mereka bertindak.
Memeilih orang-orang yang menjadi anggota kelompoknya, serta memperbaiki pengetahuan
dan sikap-sikap bawahan agar mereka terampil dalam usaha mencapai tujuan yang ditetapkan.
Directing/Commanding
Directing atau Commanding adalah fungsi manajemen yang berhubungan dengan usaha memberi
bimbingan, saran, perintah-perintah atau instruksi kepada bawahan dalam melaksanakan tugas masing-
masing, agar tugas dapat dilaksanakan dengan baik dan benar-benar tertuju pada tujuan yang telah
ditetapkan semula.
Motivating
Motivating atau pemotivasian kegiatan merupakan salah satu fungsi manajemen berupa pemberian
inspirasi, semangat dan dorongan kepada bawahan, agar bawahan melakukan kegiatan secara suka rela
sesuai apa yang diinginkan oleh atasan.
Coordinating
Coordinating atau pengkoordinasian merupakan salah satu fungsi manajemen untuk melakukan
berbagai kegiatan agar tidak terjadi kekacauan, percekcokan, kekosongan kegiatan, dengan jalan
menghubungkan, menyatukan dan menyelaraskan pekerjaan bawahan sehingga terdapat kerja sama
yang terarahdalam upaya mencapai tujuan organisasi.
Controlling
Controlling atau pengawasan, sering juga disebut pengendalian adalah salah satu fungsi manajemen
yang berupa mengadakan penilaian, bila perlu mengadakan koreksi sehingga apa yang dilakukan
bawahan dapat diarahkan ke jalan yang benar dengan maksud dengan tujuan yang telah digariskan
semula.
Reporting
Adalah salah satu fungsi manajemen berupa penyampaian perkembangan atau hasil kegiatan atau pemberian keterangan mengenai segala hal yang bertalian dengan tugas dan fungsi-fungsi kepada pejabat yang lebih tinggi.

Staffing
Staffing merupakan salah satu fungsi manajemen berupa penyusunan personalia pada suatu organisasi sejak dari merekrut tenaga kerja, pengembangannya sampai dengan usaha agar setiap tenaga memberi daya guna maksimal kepada organisasi.
Forecasting
Forecasting adalah meramalkan, memproyrksikan, atau mengadakan taksiran terhadap berbagai
kemungkinan yang akan terjadi sebelum suatu rancana yang lebih pasti dapat dilakukan.
B. Tingkatan Manajemen (Manajemen Level).


C . Keterampilan-keterampilan manajerial
Bila kita asumsikan bahwa manajer adalah seorang yang mengarahkan aktivitas dari orang lain dan mengambil tanggung jawab terhadap pencapaian suatu tujuan (objective) melalui usaha tersebut, maka seorang manajer yang sukses biasanya adalah mereka yang mempunyai 3 (tiga) keterampilan dasar, yaitu: keterampilan teknis(technical skill), keterampilan inter-personal(human skill), dan keterampilan konseptual (conceptual skill).

Lalu sebenarnya apa yang dimaksud dengan keterampilan manajerial itu? Menurut Bigelow (1998), sebenarnya tidak banyak teks yang mendefinisikan apa yang dimaksud dengan keterampilan manajerial. Banyak teks yang lebih menekankan kepada proses pembelajaran untuk meningkatkan keterampilan daripada mendefinisikan secara spesifik keterampilan manajerial. Namun berdasarkan kompilasi beberapa teks, keterampilan manajerial berkaitan dengan teori, teknik, dan pedoman perilaku, yang bila diaplikasikan secara tepat akan meningkatkan performa keberhasilan seorang manager. Sekarang, mari kita telaah lebih lanjut ranah properti keterampilan ini.

A. Keterampilan Teknis
Keterampilan ini meliputi pemahaman dan kompetensi dalam aktivitas yang spesifik, khususnya yang berkaitan dengan suatu metode, proses, prosedur tertentu yang bersifat teknis. Ia melibatkan pengetahuan dan kemampuan analitis yang khusus dan mempunyai tahapan pemecahan masalah (troubleshooting) yang relative baku/standar. Dalam terminologi pelatihan, maka pelatihan yang berkaitan dengan pekerjaan (vocational dan on the job training) besar manfaatnya dalam rangka mengembangkan keterampilan ini.

B. Keterampilan Inter-personal
Ini berhubungan dengan kemampuan untuk bekerja dengan, memahami dan memotivasi orang lain, memahami sudut pandang dan perilaku atasan, rekan sejawat, dan bawahan terhadap suatu masalah dan memposisikan dirinya secara proporsional. Seseorang yang mempunyai kemampuan ini kiranya cukup sensitive terhadap keinginan dan motivasi orang lain dalam kelompoknya sehingga dia dapat memperkirakan tindakan apa yang perlu dan hasil yang yang diharapkan.

Keterampilan ini bisa juga diklasifikasikan dalam :
(a) kepemimpinan dalam kelompok sendiri (intra-group skill), dan
(b) keterampilan dalam mengelola hubungan antar kelompok (inter-group skill).
Dalam ranah tingkat manajemen, intra-group skill mempunyai peran dominan pada kelompok manajer dasar (first line management) dan menengah (middle management), maka inter-group skill sangat dirasakan penting peranannya pada manajer tingkat atas (higher level/top management).
Untuk menguasai keterampilan ini, seorang manajer harus dapat mengembangkan sendiri persepsi pribadinya terhadap aktivitas orang lain sehingga ia dapat:
• mengenali perasaan dan sentimen dalam situasi tertentu;
• mempunyai sikap terhadap pengalamannnya sendiri dan berusaha untuk belajar dari pengalaman itu;
• mengembangkan kemampuan untuk memahami apa yang ingin disampaikan seseorang melalui tindakan dan kata-kata mereka;
• mengembangkan kemampuan untuk mengkomunikasikan ide dan sikapnya kepada orang lain secara tepat.

Pelatihan yang bersifat spontan dan dipandu oleh seorang pelatih yang berpengalaman dapat memberikan nuansa positif bagi pengenalan dan pengembangan keterampilan ini.

C. Keterampilan Konseptual
Keterampilan ini melibatkan kemampuan untuk melihat suatu perusahaan/organisasi secara utuh, mengenali cara kerja dan ketergantungan bermacam-macam fungsi yang ada, dan lebih jauh lagi untuk memahami hubungan antara perusahaan/organisasinya dan industri, masyarakat, dan situasi ekonomi dan sosial secara umum.
Pada dasarnya keterampilan ini lebih banyak melibatkan intuisi seorang manajer sehingga ia dapat memahami gejala-gejala umum dan keterkaitan antar variabel-variabel elementer, memberikan penekanan dan prioritas pola tindakan, serta dapat memperkirakan kencenderungan dan probabilitas hasil dari tindakan yang akan dilakukan. Di luar teknis pelatihan manajemen, prinsip ‘learning by doing’ sangat dirasakan penting untuk mengasah keterampilan konseptual ini. Sedangkan pelatihan manajemen strategi, pola promosi kepada karyawan untuk menduduki posisi lebih tinggi dan melibatkan kerja antar kelompok juga merupakan beberapa upaya untuk mengembangkan keterampilan ini secara lebih terstruktur.

pengertian manajemen

Istilah manajemen, terjemahannya dalam bahasa Indonesia hingga saat ini belum ada keseragaman.
Selanjutnya, bila kita mempelajari literatur manajemen, maka akan ditemukan bahwa istilah
manajemen mengandung tiga pengertian yaitu:

Manajemen sebagai suatu proses,

1. Manajemen sebagai kolektivitas orang-orang yang melakukan aktivitas manajemen,

2. Manajemen sebagai suatu seni (Art) dan sebagai suatu ilmu pengetahuan (Science)

Menurut pengertian yang pertama, yakni manajemen sebagai suatu proses, berbeda-beda definisi yang
diberikan oleh para ahli. Untuk memperlihatkan tata warna definisi manajemen menurut pengertian
yang pertama itu, dikemukakan tiga buah definisi.

Dalam Encylopedia of the Social Sience dikatakan bahwa manajemen adalah suatu proses dengan

mana pelaksanaan suatu tujuan tertentu diselenggarakan dan diawasi.

Selanjutnya,Hilm an mengatakan bahwa manajemen adalah fungsi untuk mencapai sesuatu melalui

kegiatan orang lain dan mengawasi usaha-usaha individu untuk mencapai tujuan yang sama.

Menurut pengertian yang kedua, manajemen adalah kolektivitas orang-orang yang melakukan aktivitas
manajemen. Jadi dengan kata lain, segenap orang-orang yang melakukan aktivitas manajemen dalam
suatu badan tertentu disebut manajemen.

Menurut pengertian yang ketiga, manajemen adalah seni (Art) atau suatu ilmu pnegetahuan. Mengenai
inipun sesungguhnya belum ada keseragaman pendapat, segolongan mengatakan bahwa manajemen
adalah seni dan segolongan yang lain mengatakan bahwa manajemen adalah ilmu. Sesungguhnya
kedua pendapat itu sama mengandung kebenarannya.<1>

Menurut G.R. Terry manajemen adalah suatu proses atau kerangka kerja, yang melibatkan bimbingan
atau pengarahan suatu kelompok orang-orang kearah tujuan-tujuan organisasional atau maksud-maksud
yang nyata. Manajemen juiga adalah suatu ilmu pengetahuan maupun seni. Seni adalah suatu
pengetahuan bagaimana mencapai hasil yang diinginkan atau dalm kata lain seni adalah kecakapan
yang diperoleh dari pengalaman, pengamatan dan pelajaran serta kemampuan untuk menggunakan
pengetahuan manajemen.

Menurut Mary Parker Follet manajemen adalah suatu seni untuk melaksanakan suatu pekerjaan
melalui orang lain. Definisi dari mary ini mengandung perhatian pada kenyataan bahwa para manajer
mencapai suatu tujuan organisasi dengan cara mengatur orang-orang lain untuk melaksanakan apa saja
yang pelu dalam pekerjaan itu, bukan dengan cara melaksanakan pekerjaan itu oleh dirinya sendiri.

Itulah manajemen, tetapi menurut Stoner bukan hanya itu saja. Masih banyak lagi sehingga tak ada satu definisi saja yang dapat diterima secara universal. Menurut James A.F.Stoner, manajemen adalah suatu proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian upaya anggota organisasi dan menggunakan semua sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan

Dari gambar di atas menunjukkan bahwa manajemen adalah Suatu keadaan terdiri dari proses yang
ditunjukkan oleh garis (line) mengarah kepada proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan,
dan pengendalian, yang mana keempat proses tersebut saling mempunyai fungsi masing-masing untuk
mencapai suatu tujuan organisasi.